Tu catálogo, tu carta, tus tarifas o el dossier que mandas a los clientes: casi todo acaba en PDF. Y casi siempre se hace igual: terminas el documento en Word, le das a guardar como PDF y listo.
El problema es que ese PDF puede verse perfecto y, aun así, ser un laberinto para quien lo abre con un lector de pantalla (el programa que lee en voz alta el contenido a las personas ciegas o con baja visión), para quien lo amplía en el móvil o para quien necesita buscar un dato rápido. Que se vea bien no significa que se pueda leer bien.
La buena noticia: la mayor parte del trabajo se hace en Word, antes de exportar, y no lleva más de un rato. Vamos paso a paso.
Qué tiene un PDF accesible (en llano)
Un PDF accesible lleva por dentro una especie de mapa invisible, las etiquetas, que indica qué es cada cosa: esto es un título, esto un párrafo, esto una lista, esta imagen significa tal cosa. Con ese mapa, un lector de pantalla puede recorrer el documento en orden y saltar de apartado en apartado.
Ese mapa no se inventa al exportar: Word lo construye a partir de cómo has hecho el documento. Por eso los pasos importantes van antes de guardar.
Paso 1: usa estilos de título, no negritas grandes
Es el fallo más común. Para que algo parezca un título, se pone en negrita y a un tamaño mayor. A la vista funciona, pero para el documento sigue siendo un párrafo normal.
En su lugar, selecciona el texto y aplica un estilo de la pestaña Inicio, en el grupo Estilos:
- Título 1 para los apartados principales.
- Título 2 para los subapartados que van dentro.
- Sin saltarte niveles: no pases de un Título 1 a un Título 3.
Si no te gusta cómo se ven, modifica el estilo (clic derecho sobre él y Modificar) y cambia la letra, el tamaño o el color una sola vez para todo el documento. De paso, el documento queda más coherente; si dudas con qué letra quedarte, te ayudamos en cómo elegir tipografías sin ser diseñador.
💡 Las listas, también de verdad
Usa los botones de viñetas y numeración de Word en lugar de escribir guiones o números a mano. Así el PDF sabe que es una lista y cuántos elementos tiene.
Paso 2: describe tus imágenes con texto alternativo
El texto alternativo es una frase que describe una imagen para quien no puede verla. Para añadirlo en Word, haz clic derecho en la imagen y elige Ver texto alternativo. Se abre un panel donde escribir una o dos frases.
Cómo escribirlo bien
- Cuenta lo que la imagen aporta, no cada detalle: «Tarta de manzana en porciones sobre una bandeja de madera».
- No empieces por «Imagen de…»: el lector de pantalla ya avisa de que es una imagen.
- Si es un gráfico, resume la conclusión: «Las ventas crecen cada trimestre y casi se duplican en diciembre».
¿Y las imágenes que solo adornan, como una línea o una mancha de color? En ese mismo panel marca la casilla Marcar como decorativo. Así se saltan y no entorpecen la lectura.
Paso 3: repasa textos, enlaces y colores
- Nada de texto importante dentro de imágenes. Un horario o unos precios pegados como foto no se pueden leer, buscar ni copiar. Escríbelos como texto.
- Enlaces que se entiendan solos. Mejor «Consulta nuestras tarifas» que «pincha aquí» o una dirección web larguísima.
- Buen contraste. Texto gris claro sobre blanco o blanco sobre amarillo cuesta de leer a cualquiera. En cómo usar los colores de tu marca te explicamos cómo comprobarlo en un minuto.
Paso 4: pasa el Comprobador de accesibilidad
Word trae un revisor que detecta muchos de estos fallos por ti. Microsoft recomienda ejecutarlo antes de generar el PDF.
- Ve a la pestaña Revisar y pulsa Comprobar accesibilidad.
- A la derecha se abre el panel Accesibilidad con los resultados.
- Haz clic en cada aviso: te lleva al punto exacto y suele proponerte cómo arreglarlo.
Si no ves el botón, tienes el mismo revisor en Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar accesibilidad (guía oficial de Microsoft).
💡 El comprobador ayuda, pero no lo ve todo
Detecta una imagen sin descripción, pero no sabe si la descripción es buena ni si tu título dice lo que debe. Dale una última lectura tú.
Paso 5: guarda el PDF con etiquetas
Aquí está la clave. Según la ayuda de Microsoft, en Word para Windows:
- Ve a Archivo > Guardar como (o Guardar una copia).
- En el tipo de archivo, elige PDF (*.pdf) y pulsa Más opciones…
- En la ventana que se abre, pulsa Opciones.
- Comprueba que está marcada la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad y acepta.
Evita «imprimir» a PDF: esa vía genera una especie de fotocopia digital y deja fuera el mapa de etiquetas que has preparado.
💡 ¿Trabajas con LibreOffice?
Ve a Archivo > Exportar a > Exportar a PDF y, en la pestaña General, marca Accesibilidad universal (PDF/UA). Al hacerlo se activa también la opción de PDF etiquetado (ayuda oficial de LibreOffice).
Paso 6: haz una prueba rápida del resultado
Abre el PDF y haz tres comprobaciones sencillas:
- Selecciona un párrafo y cópialo. Si no puedes, el texto se ha convertido en imagen.
- Busca una palabra con Ctrl+F. Si no la encuentra, mismo problema.
- Ábrelo en el móvil y amplía: ¿se lee bien o tienes que ir arrastrando la página de lado a lado?
Y si tu PDF es un documento escaneado, no hay ajuste que valga: es una foto del papel. Lo mejor es volver al archivo original y exportarlo de nuevo con estos pasos.
Cuándo compensa pedir ayuda
Con un documento de texto, una carta o una hoja de tarifas, estos pasos son suficientes. Pero hay casos en los que se complica:
- Catálogos o dossieres maquetados con muchas columnas, fotos y cajas de texto, donde el orden de lectura se descoloca.
- Documentos largos que se actualizan a menudo y necesitan una plantilla bien construida.
- PDF que vas a presentar a una administración o a un cliente que exige accesibilidad.
Ahí una maquetación profesional te ahorra muchas horas y te deja una plantilla que puedes reutilizar sin empezar de cero.
Un buen PDF no es el que más luce, sino el que puede leer todo el mundo.
¿Tienes un catálogo, una carta o un dossier que quieres dejar claro, bonito y accesible? Escríbenos y lo vemos juntos.
